Az általános tapasztalat az, hogy a tulajdonosi/vezetői által meghatározott elvárások és folyamatok a napi gyakorlatban, a beosztott munkatársak részéről nem feltétlenül a meghatározottak szerint kerülnek végrehajtásra. Ennek számos oka lehet (hiányos kommunikáció, gyakorlati problémák, információhiány, azonosulás hiánya, visszacsatolás hiánya, egyéni érdekek, tapasztalatlanság, rossz beidegződés).
Az első lépés az operatív napi gyakorlat feltérképezése, minden részlegre vonatkozóan. A módszer lényege, hogy megfigyeljük a vezetőket és a munkatársakat, napi munkájuk során.
A megfigyelést egy négyszemközti interjú követi a vezetőkkel, ahol konkrét visszajelzést adunk a megfigyelés eredményéről is.
A megfigyelés különböző tevékenységek során, különböző szituációkban történik, munkakörök szerint (recepció, étterem, wellness stb.).
A folyamat végén a munka szervezettségének és hatékonyságának felmérése mellett választ kapunk, az egyes terület optimális létszámára, valamint a munkatársak elkötelezettségére is.
F&B területen árrés, anyagfelhasználás, forgási sebesség vizsgálata
Az áruforgalmi rendszernek vannak olyan kulcspontjai, amelyek, elkerülhetetlenek a pontosan követhető árufogalomhoz, a rendszer zártságának biztosításához.
A felmérés fontos eleme, áruforgalmi folyamatok áttekintése, készletek kezelésének és nyilvántartásának vizsgálata. Az árukhoz és termékekhez kapcsolódó tevékenységek vizsgálata a következő elemekre terjed ki:
- beszerzés, készletek kezelése, beérkezett áru adminisztrálása, az egységek közötti átadás/ átvétel elszámolása, éttermi és áruforgalmi szoftver,
- ételekre, italokra és egyéb termékekre készült kalkulációk
- leltározás folyamata, kiértékelésnek menete, leltáreltérések kezelése
- selejtezés módja, adminisztrációja
- vendéglátás árrésének, árrésszintjének vizsgálata, vendéglátás meglévő árrésszintjének meghatározása
- áruforgalmi riportok használata
A beszállítói szerződések áttekintése
A meglévő beszállítói szerződések áttekintésének fő szempontjai:
- megfelelő ár és minnőség összhangja
- fizetési feltételek
- hibás teljesítés gyakorisága
- megbízhatóság, rugalmasság
- keretszerződések mennyisége
- kedvezmények, visszatérítések
A szerződések áttekintésénél kitérünk arra, hogy ki jogosult szerződést kötni és milyen szempontok alapján történik a szerződéses partnerek kiválasztása. Az egyes részlegek esetében milyen módon történik az új beszállítók keresése, a régi beszállítók versenyeztetése.
Belső folyamatok ellenőrzése és a szabályzatok áttekintése
A szálláshelyek jogszerű működéshez számos hatóság előírásainak eleget kell tenni a működés megkezdésekor és a folyamatos működés alatt is. Ellenőrizzük a tevékenységre vonatkozó jogszabályi előírások betartását, a működéshez szükséges engedélyek, dokumentációk (HACCP, külön engedély, munkavédelem, tűzvédelem, kockázatelemzések) meglétét, érvényességét.
Áttekintjük a különböző részlegek nyilvántartásait, dokumentációját:
- anyaghányad nyilvántartás készítés, allergének feltüntetése, egyéb élelmiszer-higiéniai feliratok ellenőrzése, dolgozói oktatások, oktatási anyagok áttekintése, rovar és rágcsáló írtás
- veszélyes anyagok tárolása, jelölése, biztonsági adatlapok megléte, szükséges védőeszközök ellenőrzése
- foglalkoztatás egészségügyi szerződés, orvosi vizsgálatok, oktatások, képzések, betanítások áttekintése
Költségelemzés főkönyvi vagy egyéb adatok alapján, a szálloda bevételeinek, költségeinek, valamint az ezekből származó üzemeltetési eredmény (GOP) meghatározása:
Szállodai (kontrolling, front-office, vendéglátás, áruforgalmi) rendszerek áttekintése. Költségelemzés költségnemenként végezzük, különös tekintettel a bér, energia, nyersanyag, alapanyag költségekre. Meghatározzuk a legjellemzőbb költségeket, összehasonlítást végzünk az iparági adatokkal, rámutatunk a jelentős eltérésekre. Viszonyszámok segítségével bemutathatjuk a költségek szerkezetét. Összehasonlítást végzünk a bázis és terv adatokkal, meghatározzuk az eltéréseket. Külön feladat lehet az eltérések okainak feltárása. Megvizsgáljuk, a szálloda-vendéglátás ágazatra vonatkozó adó- számviteli jogszabályok gyakorlati alkalmazását.
Időtartam:
kb. 1-1.5 hónap (szálloda nagyságától függően)
Módszer:
- személyes interjúk a menedzsment tagjaival, részlegvezetőkkel
- kapott anyagok, szabályzatok vizsgálata
VÁLASSZ SZÁLLODA ÜZEMELTETÉSI CSOMAGAJÁNLATAINK KÖZÜL!
1. CSOMAG: Az üzemeltetés hatékonyságának javítása:
-
Az elfogadott javaslat gyakorlati bevezetése
A javaslat gyakorlati bevezetés ütemezésnek elkészítése, nyomon követése. Mindez, ha szükséges a HOTELMENTŐK helyszíni jelenléte mellett és a munkatársak tréningezésével, hiszen a munkatársak körében általában nagy az ellenállás a változásokkal szemben, ugyanakkor viselkedésük alapjaiban befolyásolja a szervezet sikerességét. Fontos, hogy a munkatársak tisztában legyenek azzal, hogy mi és miért fog történni valamint azzal, hogy mindez pozitív lesz számukra, ösztönözzük, hogy tegyenek javaslatokat, észrevételeket.
Időtartam: 3-6 hónap az eredmények haviértékelésével, folyamatos személyes jelenléttel
-
Termékfejlesztés
Bevételnövelő és hatékonyságjavító intézkedési javaslat elkészítése a bemutatott helyzetelemzés alapján. Szállodára szabottan tárjuk fel a fejlődési és fejlesztési lehetőségeket, működésben rejlő megtakarításokat, valamint a folyamatok racionalizálásának módszereit.
Időtartam: 10 – 15 nap
- Kiemelt fejlesztendő területek
Amennyiben a helyzetelemzés alapján látszik, hogy egy-egy területen vagy részlegben változtatás szükséges, úgy az adott terület ismerői munkatársaink gyakorlati tanácsokkal, helyszíni jelenléttel segítenek a kívánt eredmény elérésében.
Kiemelt területek: F&B, housekeeping, recepció, értékesítés, marketing, pénzügy, kontrolling
Időtartam: 1 -3 hónap
2. CSOMAG: Értékesítés hatékonyságának javítása
Értékesítés ösztönzés, hatékony árazás, értékesítési csatornák kialakítása.
Kihasználtság és átlagár összhangjának megteremtése
Időtartam: 10- 15 nap
3. CSOMAG: Marketing megoldások
Komplett, célorientált marketing stratégia összeállítása, a tervezéstől a kivitelezésig
Időtartam: eseti tanácsadással vagy havi díjas rendszerben
4. CSOMAG: Pénzügyi – kontrolling modul
Szállodai (kontrolling, front-office, vendéglátás, áruforgalmi) rendszerek kialakításában való
közreműködés, meglévő rendszerek működésének felülvizsgálata. Szálloda-vendéglátás ágazatra vonatkozó adó- számviteli jogszabályok gyakorlati alkalmazásával kapcsolatos tanácsadás
Időtartam: 15 – 30 nap
EGYÉB CSOMAGOK, SZOLGÁLTATÁSOK:
5. CSOMAG: Felkészítés Hotelstars és panzióminősítéshez
- helyzetelemzés a kritérium rendszer alapján
- a szükséges változtatások, fejlesztések, beruházások meghatározása, megvalósítása
- előminősítés
6. CSOMAG: Szolgáltatás szállodai befektetőknek
- Előkészítés alatt álló szállodafejlesztések esetén segítségadás a valós és aktuális üzemeltetési tapasztalat és idegenforgalmi piacismeret alapján.
- A tervezett projekt várható eredményének modellezése, a személyes konzultáció és a meglévő piaci adatok ismeretében.
- Ennek során a Hotelmentők figyelembe vesszik és értékelik a terület, régió legfontosabb turisztikai ismérveit; felkutatják és elemzik a konkurenciát; elemzik a tervezett projectet (SWOT); elemzik a várható eredményességet.
